Contributie inning via ClubCollect
De contributie inning van HBS Craeyenhout verloopt via ClubCollect. Dit maakt het innen van contributie makkelijker en overzichtelijker. Maar hoe werkt het precies?
ClubCollect is geen incassobureau, maar een online facturatiemodule die onze vereniging ondersteunt bij het innen van contributiegelden. Aan het begin van elk seizoen ontvang je van ClubCollect een betaalverzoek met een link naar jouw persoonlijke betaalpagina per e-mail, sms of per brief. Op jouw persoonlijke betaalpagina kies je hoe je betaalt (termijnen) en welke betaalmethoden je gebruikt, namelijk iDeal, automatische incasso of bankoverschrijving.
De standaard is, betaling in één keer voor het gehele seizoen. Wil je dit niet dan kun je kiezen voor een betaling in termijnen. Dan verlopen de betalingen echter altijd via automatische incasso of bankoverschrijving en rekent ClubCollect een kleine administratieve bijdrage. Je bepaalt zelf op welke dag de betaling wordt afgeschreven, en voorafgaand aan iedere afschrijving ontvang je ook nog een aankondiging. Zo ben je altijd op de hoogte, en kun je ervoor zorgen dat je op tijd de overschrijving inplant!
Elk seizoen worden de volgende stappen doorlopen:
- De penningmeester maakt een lijst aan met betaalgegevens en stuurt deze naar ClubCollect. Van deze betaalgegevens wordt een factuur gemaakt en aan de leden gezonden.
- Op de dag dat de facturen verzonden worden, ontvangen de leden hun eerste betaalverzoek. In dat verzoek staat tevens een link waarmee zij kunnen inloggen op hun persoonlijke ClubCollect betaalpagina. Hier zien ze een overzicht van hun persoonsgegevens, de factuur en de bijbehorende factuurregels met bedragen en omschrijvingen.
- Indien een lid het niet eens is met een bedrag of andere vraag heeft aan de club, dan kan deze op de persoonlijke pagina ook een bericht voor de penningmeester achterlaten. De penningmeester krijgt een mail dat een lid een vraag heeft gesteld en deze zal dan met een reactie komen.
- Op de betaalpagina kunnen de leden een betaalkeuze maken. Zij kunnen kiezen voor een betaling ineens of een betaling in 4 termijnen (de voorkeur is betaling ineens).
- Indien men kiest voor een betaling ineens dan kan men dit afronden via iDEAL of een automatische incasso inplannen.
- Zodra de betaling is gelukt, ontvangen de leden hierover bericht. Ook als een incasso niet gelukt is of is gestorneerd, ontvangen de leden hier een melding van.
- Bij een betaling in termijnen, kan men alleen een automatische incasso instellen.
- Men kan op dat moment direct de 3 termijnen inplannen op een datum die het beste uitkomt.
- Een aantal dagen voor de datum dat de incasso wordt aangeboden aan de bank, ontvangen de leden een notificatie. Ook hier geldt dat als een betaling is gelukt de leden een melding ontvangen en ook als een betaling niet gelukt is, dan wordt dit gemeld.
- Bij beide betaalopties hoeven de leden de ClubCollect bankgegevens niet in te vullen, dit wordt automatisch aangevuld zodra een keuze wordt gemaakt.
- Op de afschrijvingen zien de leden de gegevens van de ClubCollect derdengeldenrekening.